SingleCase Outlook Add-in

Doplněk SingleCase pro Outlook propojuje Outlook se SingleCase. Umožňuje ukládat e-maily a jejich přílohy do správného spisu, aniž byste opustili Outlook.

Doplněk se otevírá jako panel v pravé části Outlooku. Můžete ho používat dvěma způsoby:

• Při otevření e-mailu (režim čtení): doplněk zkontroluje, jestli už je e-mail zařazený, navrhne pravděpodobný spis a zařadí e-mail s přílohami, které vyberete.
• Při psaní e-mailu (režim psaní): spis vyberete ještě před odesláním a doplněk e-mail po kliknutí na Odeslat zařadí, automaticky nebo po vašem potvrzení.

Doplněk funguje v Outlooku pro Windows, Outlooku pro Mac a v Outlooku na webu. Které verze jsou podporované, najdete v článku Podporované platformy.

Před použitím SingleCase musí být doplněk přítomen ve vašem Outlooku. Existují dva způsoby:

Nebo nainstalujte sami (veřejná verze — dostupná v marketplace Microsoft AppSource):

🍎

Je potřeba nový Outlook pro Mac. Ve starší verzi (Legacy Outlook pro Mac) SingleCase nefunguje. Pokud ji ještě používáte, nejdřív v Outlooku vypněte přepínač Legacy Outlook. Viz Podporované platformy.

1. Otevřete Outlook a přejděte na: nabídka Nástroje → Získat doplňky.

2. Otevře se dialogové okno Další aplikace. Zadejte SingleCase do vyhledávacího pole a stiskněte Enter.

3. Klikněte na Přidat vedle položky SingleCase.

4. Doplněk je nainstalován. SingleCase se zobrazí pod záložkou Vytvořeno pro vaši organizaci a tlačítko se objeví v pásu karet při příštím otevření e-mailu.

💡

Pokud se tlačítko SingleCase po instalaci nezobrazí v pásu karet

Přidejte jej ručně pomocí možnosti Přizpůsobit panel nástrojů:

1. Klikněte na … (nabídka přetečení s třemi tečkami) na pravém konci pásu karet a zvolte Přizpůsobit panel nástrojů…

Klikněte na … v pásu karet a zvolte Přizpůsobit panel nástrojů…

2. V dialogovém okně Přizpůsobit panel nástrojů najděte SingleCase v části Nainstalované doplňky na pravé straně a přetáhněte jej do hlavní oblasti panelu nástrojů na levé straně.
3. Klikněte na Hotovo pro uložení změn.

Přetáhněte SingleCase ze seznamu nainstalovaných doplňků do panelu nástrojů.

První otevření

Toto stačí provést pouze jednou. Po nastavení vás doplněk udržuje přihlášené automaticky.

1. Zadejte adresu URL pracovního prostoru. Na uvítací obrazovce zadejte adresu pracovního prostoru SingleCase (například vasefirma.singlecase.app). Pokud si nejste jisti adresou, klikněte na Otevřít pracovní prostor a vyhledejte ji v prohlížeči.

   

   Zadejte adresu pracovního prostoru na uvítací obrazovce.

2. Přihlášení Microsoft (může se zobrazit jednou). Může se krátce zobrazit přihlašovací okno Microsoft — žádná akce není potřeba, okno se samo zavře.

   

   Přihlašovací okno Microsoft.

Přihlášení a automatická obnova

Doplněk používá stejný účet, který již používáte pro Outlook. Pokud jste přihlášeni do Outlooku, jste automaticky přihlášeni i do SingleCase — žádné heslo, žádné další kroky.

Ruční přihlášení může být vyžadováno v těchto situacích:

• Používáte starší verzi Outlooku, která tiché přihlášení nepodporuje. V takovém případě se zobrazí tlačítko — klikněte na něj a přihlaste se přes vyskakovací okno:Přihlásit se přes Microsoft
• Vaše organizace vyžaduje dodatečný souhlas s novým oprávněním. Zpráva vás provede jednorázovým krokem.

Přepnutí workspace

Pro připojení k jinému workspace SingleCase otevřete Nastavení, klikněte na Změnit workspace a zadejte adresu nového workspace.

Doplněk SingleCase vyžaduje Outlook připojený k Exchange Online (předplatné Microsoft 365 nebo samostatný Exchange Online). Lokální Exchange (on-premises) není podporován.

Doplněk zařadí e-mail, který máte otevřený: přijatý e-mail z doručené pošty, nebo odeslaný e-mail ze složky Odeslaná pošta. Vždy zařadí jen tento jeden e-mail, ne celou konverzaci. Pokud potřebujete v SingleCase i další e-maily ze stejného vlákna, zařaďte každý zvlášť.

1. Otevřete e-mail, který chcete zařadit, v doručené poště, v Odeslané poště nebo v jiné složce.

2. Otevřete panel SingleCase z pásu karet, pokud ještě není otevřený (viz Otevření doplňku).

3. Podívejte se, co panel ukazuje. Doplněk nejdřív zkontroluje, jestli už e-mail zařazený není.

   • Už zařazený: panel ukáže spis a zařazené dokumenty. Nic dalšího není potřeba.
   • Zatím nezařazený: panel se zeptá „Tento email ještě není zařazen. Chcete ho zařadit?“ Klikněte na Ano, zařadit.
   

   Doplněk se zeptá, jestli chcete e-mail zařadit.

4. Vyberte spis. Navržené spisy jsou nahoře v seznamu a jakýkoli jiný spis můžete vyhledat. Viz Vyhledání spisu a Návrhy spisů.

   

   Vyhledejte spis podle klienta, názvu nebo čísla.

5. Zvolte, co zařadit. Vyberte přílohy, cílovou složku a případně nové názvy souborů. Viz Výběr příloh, složky a názvu.

   

   Vyberte přílohy, které se zařadí spolu s e-mailem.

6. Klikněte na Pokračovat. Doplněk nahraje vybrané soubory do SingleCase a zobrazí shrnutí. E-mail v Outlooku dostane štítek SC: Filed. Viz Po zařazení.

Po výběru spisu doplněk ukáže, co se zařadí. Samotný e-mail se zařadí vždy, jako soubor .eml. Pokud má e-mail přílohy, můžete navíc vybrat, které z nich zařadit, přejmenovat je a zvolit složku, kam se uloží. Pokud e-mail přílohy nemá, tyto možnosti se nezobrazí a tlačítko Pokračovat e-mail rovnou zařadí.

Výběr příloh

V části Přílohy k zařazení má každá příloha zaškrtávací políčko a ve výchozím stavu jsou vybrané všechny. Zrušte zaškrtnutí u těch, které nepotřebujete. Pokud má e-mail víc než jednu přílohu, tlačítkem Vybrat vše / Zrušit výběr přepnete všechny najednou. Z jednoho e-mailu můžete zařadit nejvýše 50 příloh.

Až budete připraveni, klikněte na Pokračovat.

Přejmenování přílohy před zařazením

Přílohy často přicházejí s názvy, které ve spisu nic neříkají, například scan0001.pdf nebo IMG_4821.jpg. Přílohu můžete před zařazením přejmenovat, aby se v SingleCase objevila pod názvem, kterému kolegové porozumí.

1. Klikněte na ikonu tužky vedle přílohy.

   

   Kliknutím na tužku vedle přílohy ji přejmenujete.

2. Napište nový název a stiskněte Enter, nebo klikněte mimo pole. Klávesou Esc změnu zahodíte.

   

   Měnit lze jen název. Přípona zůstává stejná.

3. Klikněte na Pokračovat. Příloha se zařadí pod novým názvem a doplněk ho bude ukazovat při každém dalším otevření e-mailu.

   

   Shrnutí zařazení ukazuje dokument pod názvem, který jste mu dali.

• Příponu změnit nelze, takže z .pdf zůstane .pdf.
• Prázdný název nic nezmění. Příloha si ponechá původní název.
• Dvě přílohy se stejným názvem přejmenovat nelze. Jejich ikona tužky je neaktivní a zobrazí „Přílohu se stejným názvem jako jiná příloha nelze přejmenovat“.
• E-mail v Outlooku zůstane beze změny. Nový název dostane jen kopie v SingleCase.

Výběr cílové složky

Pod přílohami je řádek Složka se dvěma možnostmi:

• Výchozí (předvybraná): přílohy se uloží do výchozí složky spisu pro příchozí poštu, Korespondence → Přijaté.
• Vlastní: zvolíte libovolnou složku ve spisu.

Při volbě Vlastní se pod řádkem zobrazí složky spisu. Kliknutím složku otevřete. Složka, ve které jste, je vybraná: zobrazuje se nahoře v seznamu se zaškrtnutím (✓). Složky s podsložkami mají šipku (→). O úroveň výš se vrátíte kliknutím na vybranou složku nahoře v seznamu (↵).

Zaškrtnutí ukazuje složku, do které se přílohy uloží.

Po dokončení uložení panel zobrazí souhrn:

Souhrnné zobrazení po úspěšném uložení.

• Název spisu (kliknutím otevřete spis v SingleCase)
• Datum a čas uložení
• Počet uložených dokumentů
• Každý uložený dokument uveden samostatně

Ze souhrnu můžete také spravovat každý dokument:

Kde najdete uložené položky v SingleCase

Po uložení najdete e-mail a přílohy přímo ve spisu v SingleCase.

E-mail — Pošta spisu

Uložený e-mail se zobrazí v sekci Pošta spisu daného spisu.

Uložený e-mail je viditelný v Poště spisu.

Přílohy — Dokumenty

Vybrané přílohy jsou uloženy v sekci Dokumenty spisu. Při výchozím nastavení složky míří do Doručených ve spisu, tedy do Korespondence → Přijaté. Pokud jste před uložením zvolili jinou složku (viz Výběr cílové složky), najdete je v ní.

Uložené přílohy se zobrazí v Dokumentech pod Korespondence → Přijaté.

Po otevření e-mailu doplněk nejdřív zkontroluje jeho stav v SingleCase. Podle výsledku panel zobrazí jednu z následujících situací.

Už zařazený

Panel ukáže spis a zařazené dokumenty. Funguje to stejně, ať jste e-mail zařadili sami, zařadil ho kolega, nebo se zařadil při odeslání. E-mail v Outlooku zároveň dostane štítek SC: Filed. Co můžete dělat dál, popisuje článek Po zařazení.

Zatím nezařazený

Panel se zeptá „Tento email ještě není zařazen. Chcete ho zařadit?“

• Ano, zařadit otevře výběr spisu. Viz Zařazení e-mailu.
• Ne nechá e-mail nezařazený. Panel potvrdí „Rozumím. Tento email teď nezařadím.“ a na tento e-mail se znovu zeptá až po dalším otevření panelu.

Interní e-maily

Pokud jsou odesílatel i všichni příjemci z e-mailové domény vaší organizace (včetně jejích subdomén), panel se zeptá „Toto mi připadá jako interní email. Označit jako přeskočené?“ Rozpoznání probíhá automaticky, žádné nastavení pro něj není.

• Ano označí e-mail jako přeskočený. E-mail dostane štítek SC: Skipped a panel zobrazí „Označeno jako přeskočené. Stále ho můžete zařadit ručně.“
• Přesto zařadit otevře výběr spisu stejně jako u jakéhokoli jiného e-mailu.

Přeskočené e-maily

Když otevřete e-mail označený jako přeskočený, panel zobrazí „Tento email je označen jako přeskočený. Stále ho můžete zařadit ručně.“ Kliknutím na Zařadit ručně ho zařadíte do spisu.

Odstraněné ze SingleCase

Pokud byl e-mail zařazen, ale jeho dokumenty se v SingleCase později smazaly, panel zobrazí „Email byl odstraněn ze SingleCase. Chcete ho zařadit znovu?“ Klikněte na Ano, zařadit, pokud ho chcete zařadit znovu, nebo na Ne.

Opětovné zařazení stejného e-mailu

Pokud zařazujete e-mail, který už zařazený je, panel zobrazí „Tento email už byl zařazen. Klikněte znovu pro potvrzení.“ Klikněte znovu, jen pokud ho opravdu chcete zařadit podruhé.

Zařazené e-maily běžně zůstávají v doručené poště jen se štítkem SC: Filed. Pokud chcete mít doručenou poštu čistou, doplněk může každý zařazený e-mail hned po zařazení přesunout do složky jeho spisu.

Zapnutí

1. Otevřete Nastavení (ikona ozubeného kola v panelu doplňku).

2. V části Organizace e-mailů zapněte přepínač Přesunout zatříděné e-maily do složky v Outlooku. Text pod ním zní: „Po zatřízení e-mailu do SingleCase ho doplněk automaticky přesune do složky SingleCase - Plugin → [název spisu] ve vašem Outlooku.“

Nastavení se vám uloží a zůstane zapnuté i po zavření a opětovném otevření doplňku. Když ho vypnete, další e-maily se už nepřesouvají; e-maily, které už byly přesunuté, zůstanou ve složkách spisů.

Jak jsou složky uspořádané

Doplněk vytvoří na nejvyšší úrovni vaší schránky, vedle Doručené pošty, složku SingleCase - Plugin. V ní je pro každý spis jedna složka s názvem číslo spisu · název spisu:

SingleCase - Plugin
  2024-0003 · Ochrana životního prostředí
  2025-0010 · Smith vs. Jones
  2026-1348 · Jednorázový paušál

• Obě složky se vytvoří automaticky: SingleCase - Plugin při prvním přesunu e-mailu a složka spisu při prvním zařazení e-mailu do daného spisu.
• Pokud spis nemá číslo, složka se jmenuje jen podle názvu spisu.
• Znaky /, \ a : v názvech spisů se nahradí pomlčkou a velmi dlouhé názvy se zkrátí.
• Složky jsou ve vaší schránce, takže je v Outlooku uvidíte na všech svých zařízeních.

Které e-maily se přesouvají

• Jen e-maily, které zařadíte doplňkem, a to v okamžiku zařazení. Žádného jiného e-mailu ve schránce se doplněk nedotkne.
• E-mail se přesune, nekopíruje. Zmizí ze složky, kde byl, a objeví se ve složce spisu, stále se štítkem SC: Filed.
• E-maily zařazené před zapnutím nastavení zůstanou, kde jsou. Zpětně se nic nepřesouvá.

Když se e-mail přesunout nepodaří

Zařazení má vždy přednost. Pokud se přesun nepodaří, e-mail je v SingleCase přesto zařazený, zůstane v původní složce a doplněk vás na to upozorní. Přesunout ho pak můžete ručně.

Přejmenování, přesunutí nebo smazání složek

Doplněk hledá složku spisu podle jejího názvu uvnitř SingleCase - Plugin (na velikosti písmen nezáleží). Pokud složku spisu přejmenujete, přesunete jinam nebo smažete, při dalším zařazení e-mailu do daného spisu se vytvoří nová složka se standardním názvem. Totéž platí pro samotnou složku SingleCase - Plugin.

Při zařazení při odeslání vyberete spis už během psaní e-mailu. Po kliknutí na Odeslat doplněk odeslaný e-mail do tohoto spisu zařadí za vás, podle nastavení buď automaticky, nebo po vašem potvrzení. Nemusíte se pak vracet do složky Odeslaná pošta.

Během psaní panel ukazuje spis a co se stane po kliknutí na Odeslat.

Nastavte si chování při odeslání

Otevřete Nastavení doplňku (viz Přehled všech nastavení) a v položce Zařazení při odeslání zvolte jednu z možností:

Chování zvolíte v Nastavení u položky Zařazení při odeslání.

V režimu Vždy zařadit panel po výběru spisu zezelená.

Jak na to

1. Otevřete nový e-mail nebo odpověď a kliknutím na tlačítko SingleCase v pásu karet otevřete panel. Spis musí být v panelu vybraný ještě před odesláním. Pokud e-mail odešlete bez otevření panelu, při odeslání se nic nezařadí a e-mail můžete zařadit později ze složky Odeslaná pošta.

2. Doplňte příjemce. Dokud není v poli Komu nebo Kopie alespoň jeden příjemce, panel zobrazuje „Přidejte příjemce (Komu / Kopie)“. Pokud e-mail posíláte na e-mailovou adresu spisu v SingleCase, spis se rozpozná okamžitě.

   

   Dokud e-mail nemá příjemce, panel vás vyzve k jeho přidání.

3. Zkontrolujte spis. Panel ukazuje, do kterého spisu se e-mail zařadí. Pokud není správný, klikněte na Vybrat jiný spis a vyberte jiný ze seznamu nebo ho vyhledejte. Pokud doplněk nic nenavrhne, panel zobrazí „Vyberte spis pro tento koncept.“ Klikněte na Vybrat spis a spis zvolte.

   

   Zatím žádný návrh: klikněte na Vybrat spis.

4. Pokračujte v psaní nebo panel zavřete. Vybraný spis zůstává u tohoto konceptu až do odeslání.

5. Klikněte na Odeslat. E-mail se vždy odešle. V režimu Vždy zařadit se zařadí na pozadí. V režimu Upozornit pokaždé se vás doplněk zeptá při dalším otevření panelu.

Jak doplněk vybírá spis

Během psaní doplněk rozhoduje, který spis připraví, v tomto pořadí:

• Spis, který jste vybrali sami, má vždy přednost.
• E-mailová adresa spisu mezi příjemci: pokud e-mail posíláte na e-mailovou adresu spisu v SingleCase, tento spis se vybere.
• Automatické rozpoznání: pokud e-mail patří do vlákna, které už je zařazené, předmět nebo text obsahuje číslo spisu, nebo adresa příjemce přesně odpovídá spisu, spis se vybere a panel zobrazí „Navržený spis: …“.
• Příjemci, se kterými jste už e-maily zařazovali: pokud jste dříve zařazovali e-maily se stejnými lidmi do určitého spisu, tento spis se nabídne v seznamu pod Vybrat jiný spis. Automaticky se nevybere.

V seznamu pod Vybrat jiný spis je u každého návrhu uvedeno, proč byl nabídnut, například „Stejné vlákno emailu“, „Číslo spisu v emailu“, „Emaily od tohoto odesílatele sem často zařazujete“ nebo „Nedávno použitý spis“.

Více o řazení spisů najdete v článku Návrhy spisů a o adresách spisů v článku Odeslání na e-mailovou adresu spisu.

Co se zařadí?

Odeslaný e-mail se uloží jako dokument do kořene dokumentů vybraného spisu. Výběr příloh, cílové složky a přejmenování (viz Výběr příloh, složky a názvu) nejsou při zařazení při odeslání k dispozici. Pokud je potřebujete, spis v konceptu nevybírejte a e-mail po odeslání zařaďte ručně ze složky Odeslaná pošta (viz Zařazení e-mailu).

Pokud panel zobrazí „Po odeslání ho můžete zařadit ze složky Odeslané.“, doplněk nedokázal tento koncept na zařazení připravit. E-mail se normálně odešle, ale při odeslání se nic nezařadí. Zařaďte ho ručně ze složky Odeslaná pošta.

Kdy použít zařazení při odeslání a kdy ruční zařazení

Každý spis v SingleCase má vlastní e-mailovou adresu ve tvaru ID-SPISU@vasefirma.singlecase.app. Když tuto adresu přidáte mezi příjemce e-mailu, který píšete, obvykle do Skrytá kopie, aby ji ostatní příjemci neviděli, doplněk spis okamžitě rozpozná.

• Spis se v panelu vybere bez vyhledávání a panel ho uvede.
• Adresa spisu se považuje za jistou. Má přednost před všemi návrhy; přednost před ní má jen spis, který vyberete sami.
• Co se stane po kliknutí na Odeslat, určuje nastavení Zařazení při odeslání.

Výsledek se zobrazí nahoře v panelu doplňku při jeho dalším otevření, bez ohledu na to, který e-mail máte zrovna vybraný:

• Zařazeno: „Odeslaná zpráva byla zatříděna do spisu [spis].“ Zpráva zůstane, dokud ji nezavřete. Pokud e-mail skončil v nesprávném spisu, klikněte na Změnit spis a spis se otevře v SingleCase. Přesunout už zařazený e-mail do jiného spisu doplněk neumí.

  

  Potvrzení zůstane, dokud ho nezavřete.

• Už zařazeno jinde: pokud je stejný e-mail už zařazený v jiném spisu, znovu se nezařadí a zpráva uvede, ve kterém spisu už je.
• Nezdařilo se: „Zatřídění se nezdařilo. Otevřete doplněk znovu, nebo zatřiďte ručně.“ Zobrazí se, když zařazení nemůže uspět, například když nemáte oprávnění zařazovat do daného spisu nebo vypršelo vaše přihlášení k Microsoftu. Dočasné potíže, jako výpadek sítě, se nehlásí. Doplněk to prostě zkusí znovu při dalším otevření panelu.
• Čeká na potvrzení (Upozornit pokaždé): pokud na otázku neodpovíte, zobrazí se znovu při každém otevření panelu po dobu 24 hodin. Poté e-mail zůstane nezařazený. Pokud jste odeslali více e-mailů, doplněk se ptá postupně, od nejstaršího.

  

  V režimu Upozornit pokaždé se doplněk před zařazením zeptá.

Seznam spisů má dvě zobrazení, mezi kterými přepínáte tlačítky nahoře: Vše a Oblíbené. Které se otevře jako první, určuje Nastavení (Výchozí skupina spisů, výchozí je Vše).

Vyhledání spisu

V zobrazení Vše doplněk ukáže navržené spisy a pod nimi vyhledávací pole. Napište alespoň 3 znaky; výsledky se zobrazují průběžně a při posouvání dolů se načítají další. U každého výsledku je název spisu, číslo spisu a klient. Klávesou Enter vyberete první výsledek, klávesou Esc hledání vymažete.

Celé názvy psát nemusíte; fungují i části slov a můžete je kombinovat:

Oblíbené

Oblíbené zobrazuje spisy, které máte v SingleCase označené hvězdičkou. Návrhy a vyhledávací pole jsou jen v zobrazení Vše; v Oblíbených vybíráte spis ze seznamu.

Mezi zobrazeními Vše a Oblíbené přepínáte tlačítky nahoře.

Když zařazujete otevřený e-mail, doplněk se SingleCase zeptá, do kterých spisů e-mail nejspíš patří, a nad vyhledávacím polem ukáže až tři návrhy (v zobrazení Vše).

Navržené spisy s mírou jistoty a důvodem návrhu.

Co návrh ukazuje

• Název spisu a pod ním číslo spisu a klienta.
• Míru jistoty v procentech.
• Hlavní důvod návrhu: „Stejné vlákno emailu“, „Číslo spisu v emailu“, „Emaily od tohoto odesílatele sem často zařazujete“, „Emaily z této organizace se obvykle zařazují sem“, „Propojený kontakt“, „Nedávno použitý spis“ nebo „Navržená shoda“.

Co doplněk zohledňuje

SingleCase kombinuje několik vodítek. Každé vodítko spisu přidává body, takže spis, který splňuje víc z nich, je výš. Od nejsilnějšího po nejslabší:

1. Stejné vlákno. Jiný e-mail z této konverzace už je do spisu zařazený.

2. Číslo spisu SingleCase v předmětu, v prvních 5 000 znacích textu nebo v názvu přílohy. Musí se shodovat jako celé číslo, ne jako část delšího čísla.

3. Spisová značka soudu na stejných místech. Na oddělovačích nezáleží, takže 23-C-159, 23/C/159 i 23 C 159 se shodují.

4. Vaše historie s těmito adresami. Jak často a jak nedávno jste e-maily s odesílatelem a příjemci do spisu zařazovali.

5. Historie organizace. E-maily ze stejné e-mailové domény zařazené do spisu. Počítá se mnohem méně než přesná adresa, a tím méně, čím víc spisů doména má. Doména vaší firmy a veřejné domény jako gmail.com se nezohledňují.

6. Propojené kontakty. Účastník e-mailu odpovídá aktivnímu kontaktu propojenému se spisem v SingleCase. Pokud je kontakt propojený s více spisy, body se mezi ně rozdělí, takže kontakt na mnoha spisech o žádném z nich mnoho neříká. Kontakt propojený jen s jedním spisem má přednost před slabou historií odesílatele, ale zavedená historie (časté a nedávné zařazování) má přednost před ním.

7. Nedávno použité spisy. Spisy, do kterých jste zařazovali za posledních 14 dní. Rozhoduje jen mezi spisy, které už našla jiná vodítka.

Číslo spisu nebo spisová značka v e-mailu má vždy přednost před samotnou historií zařazování.

Míra jistoty

Procento odráží, jak silná vodítka jsou a jak daleko je spis před dalším v pořadí. Pokud mají dva spisy stejně silná vodítka, oba dostanou nižší procento. Jediné vodítko, ani přesné číslo spisu, nedosáhne 100 %. Spisy pod 10 % se nezobrazují.

Doporučený spis

Když je první spis jasně napřed, doplněk ho označí jako doporučený zeleným rámečkem a můžete rovnou kliknout na Pokračovat. Počítají se přitom jen silná vodítka: stejné vlákno, číslo spisu nebo spisová značka, nebo vaše historie s těmito adresami. Historie organizace a propojené kontakty samy o sobě spis doporučeným neudělají. Dokud nekliknete na Pokračovat, nic se nezařadí, a vždy můžete vybrat jiný spis.

Návrhy jsou osobní

Návrhy vycházejí ze spisů, ke kterým máte přístup, a z vaší vlastní historie zařazování, takže kolega může u stejného e-mailu vidět jiné návrhy. Každý zařazený e-mail zlepšuje další návrhy pro stejné lidi a organizace.

Doplněk používá kategorie Outlooku k zobrazení stavu uložení každého e-mailu na první pohled. Tyto štítky se zobrazují ve složce Doručená pošta, Odeslaná pošta a v jakékoli složce, kde se e-mail nachází, a synchronizují se na všech vašich zařízeních.

Nastavení otevřete kliknutím na ikonu ozubeného kola (⚙) v pravém horním rohu panelu doplňku. Zavřete ho tlačítkem Hotovo nebo křížkem × vpravo nahoře.

Kliknutím na ozubené kolo otevřete Nastavení.

Nastavení doplňku.

Ve spodní části Nastavení:

• Verze a Workspace ukazují verzi doplňku a workspace, ke kterému jste připojeni. Při kontaktu s podporou uveďte obojí.
• Změnit workspace připojí doplněk k jinému workspace SingleCase. Viz Přihlášení a výběr workspace.
• Obnovit výchozí vrátí výchozí nastavení.

Zařazování e-mailů

Spisy a návrhy

Přihlášení, aktualizace a dostupnost

Jak získám nejnovější verzi doplňku?

Doplněk se aktualizuje automaticky. Protože funguje jako webová aplikace v Outlooku, správce publikuje nové verze do Microsoft 365 a vy vždy obdržíte nejnovější verzi při příštím otevření Outlooku. Nemusíte nic instalovat ručně.

Pokud potřebujete načíst novou verzi ihned bez restartu Outlooku, můžete panel doplňku vynutit znovu načíst:

• Outlook pro Mac: klikněte pravým tlačítkem kdekoliv v panelu SingleCase → Znovu načíst.
• Outlook pro Windows: klikněte pravým tlačítkem kdekoliv v panelu SingleCase → Znovu načíst.
• Outlook na webu (Mac): klikněte do panelu a stiskněte Cmd+Shift+R.
• Outlook na webu (Windows): klikněte do panelu a stiskněte Ctrl+Shift+R.

Klikněte pravým tlačítkem v panelu a zvolte Znovu načíst pro okamžité načtení nejnovější verze.

Nainstalovanou verzi si můžete ověřit v části Moje doplňky v Outlooku:

• Outlook na webu: otevřete libovolný e-mail → klikněte na nabídku tří teček (⋯) → Získat doplňky → Moje doplňky. Najděte SingleCase v seznamu. Verze je zobrazena pod názvem doplňku.
• Outlook pro Mac: nabídka Nástroje → Získat doplňky → záložka Moje doplňky.
• Outlook pro Windows: Soubor → Správa doplňků (otevře stránku v prohlížeči) → záložka Moje doplňky.

Při hlášení problému uveďte číslo verze, aby vám váš IT administrátor nebo podpora SingleCase mohla pomoci.

Připravujeme pro verzi 1.4

• Přesun zařazených e-mailů do složek spisů. Volitelné nastavení, které každý zařazený e-mail přesune do složky SingleCase - Plugin → spis v Outlooku. Viz Přesun zařazených e-mailů do složek spisů.

Verze 1.3.1.0 · říjen 2026

• Novinka: zařazení při odeslání. Vyberte spis už při psaní e-mailu a doplněk ho po kliknutí na Odeslat zařadí, automaticky nebo po vašem potvrzení. Viz Zařazení při odeslání.

Nasaďte SingleCase pro celou organizaci – nebo pro konkrétní uživatele či skupiny. Vyžaduje účet Globálního správce nebo Správce aplikací. Uživatelé obdrží doplněk automaticky v pásu karet Outlooku bez jakékoliv akce z jejich strany.

1. Přihlaste se do Centra pro správu Microsoft 365 na adrese admin.microsoft.com.

2. V levém postranním panelu přejděte na Nastavení → Integrované aplikace.

3. Klikněte na Nahrát vlastní aplikace pro nasazení přes soubor manifestu, nebo vyhledejte SingleCase v obchodě s aplikacemi a vyberte jej.

   • Při nahrávání manifestu: vyberte Doplněk pro Office jako typ aplikace a nahrajte soubor manifestu.

4. V kroku Přidat uživatele vyberte rozsah nasazení:

   • Jen já — pouze váš účet (vhodné pro testování)
   • Celá organizace — všichni uživatelé ve vašem tenantovi M365
   • Konkrétní uživatelé / skupiny — definovaný seznam nebo skupina zabezpečení

5. Klikněte na Nasadit a potvrďte. Šíření může trvat až 24 hodin — z naší zkušenosti většinou do 12 hodin.

6. Tlačítko SingleCase se automaticky zobrazí v pásu karet každého přiřazeného uživatele při příštím spuštění Outlooku.

Kompletní průvodce nasazením s obrázky →

Aktualizace manifestu

Pokud SingleCase poskytne nový soubor manifestu (například při přechodu z Trial na Production nebo při změně URL doplňku), nahradíte jej v Centru pro správu bez nutnosti odstraňovat stávající nasazení. Vždy aktuální soubory manifestů jsou dostupné v Průvodci pro IT administrátory → Soubory manifestu ↗.

1. Přejděte na Nastavení → Integrované aplikace v Centru pro správu Microsoft 365 a vyberte ze seznamu doplněk SingleCase. V panelu, který se otevře, klikněte v části Actions na Update add-in.

   

   Panel s detailem doplňku — klikněte na Update add-in v části Actions.

2. Na obrazovce Update file nechte vybranou možnost Upload manifest file (.xml) from device, klikněte na Choose File a vyberte nový manifest. Vyčkejte, než se zobrazí Manifest file validated, a klikněte na Next.

   

   Nahrajte nový manifest ze svého zařízení — než budete pokračovat, musí se zobrazit zelené potvrzení Manifest file validated.

3. Zkontrolujte obrazovku Updates, která uvádí oprávnění a funkce vyžadované novým manifestem, a klikněte na Accept and update.

   

   Zkontrolujte požadovaná oprávnění a funkce a poté klikněte na Accept and update.

4. Aktualizace se provede. Během zpracování se zobrazuje Update in progress… — panel můžete zavřít, aktualizace pokračuje na pozadí.

   

   Aktualizace se provádí na pozadí.

5. Hlášení Updated successfully potvrzuje, že je nový manifest nasazen. Klikněte na Done. Přiřazení uživatelů se přenese — není třeba nikoho přiřazovat znovu.

   

   Potvrzení, že byl manifest aktualizován pro všechny přiřazené uživatele.

Protože je SingleCase nasazen jako doplněk pro firmu (LOB), musí administrátor pro změny metadat nahrát nový manifest výše uvedeným postupem — doplněk se pak aktualizuje při dalším spuštění Outlooku.